Üniversite dönemlerinde gördüğümüz CPM ve PERT yöntemlerinin iş hayatında ki yansımaları biraz farklı olabilir. Sahada yaşanan zorluklar için bir kaç öneriyi bu yazıda bulabilirsiniz. (BEM)
İş takviminizi yönetmek için onlarca tekniğe başvurabilirsiniz. Biz burada en etkili 5 adımı inceleyeceğiz.
Programda Çok Bolluk Olmaması İçin Dikkatli Olun
Takvimin başından sonuna hiçbir aktivitesinde bolluk olmayan bir tane yol vardır. CPM veya PERT tekniği ile hesaplanan bu yola kritik yol denir ve projenin toplam bitiş zamanını belirler. Diğer tüm proje yollarında boşluklar bulunmasına rağmen, bu bolluk süreleri çok fazla ise bu durum ile ilgilenmemiz gerekebilir. Çok fazla bolluk olması demek aktiviteler arasında iş yapılmadan geçecek uzun boş zamanlar olması demektir. Çok fazla bolluk olmasının potansiyel etkileri arasında şunları söyleyebiliriz;
- Aktivitelerin gerçekleştirilmesi için birçok insan proje çalışmalarına girip çıkacak ve bu da istenilen iş gücünün zamanında ve istenen sürede hazır olup olmayacağına ilişkin şüphe duymamıza neden olacaktır.
- Eğer proje kaynaklarınızı kritik yol dışındaki işler için de kullanabiliyorsanız, onlara bolluk zamanlarında yapacak başka işler bulmanız gerekecek ve kritik bir aktiviteye gelindiğinde tekrar hazır olmalarını sağlamanız gerekecektir.
- Kritik yol üzerinde çalışmayan ekipte, rahatlama ve gevşeklik oluşabilecek, bu da kritik yol üzerinde çalışan ekibi demotive edebilecektir.
Tabi ki bu durum soruna yol açamayabilir de. Fakat yine de dikkat edilmesi gereken bir durumdur. Kaynakların programlanması konusunda dikkat etmeniz gereken noktalar için buraya göz atabilirsiniz.
Çok Sıkışık Takvim Konusunda Dikkatli Olun
Çok fazla bolluğun olması kaynakların kullanımı ve proje süresi bakımından sıkıntı olsa da, yeterli esnekliğin olmaması da projeniz için risk teşkil eder. Böyle bir durumda kritik olmayan yollardaki küçük gecikmeler, o yollarında kritik olmasına yol açabilir.
Gerçekçi Esneklikler Yaratmak
Projenizde kritik olmayan yollarınızın dolu olması ama yeterli miktar bollukları olması ve kaynakları etkin biçimde kullanmanıza izin verebilecek halde olması en çok yararınıza olacak durumdur.
Gerçekleşen Eforların Takip Edilmesine Karar Verin
Projede erken safhalarda verilmesi gereken bir karar da gerçekleşen efor saatlerinin kayıt altına alınıp alınmayacağı kararının verilmesidir. Bu durum proje ekibinizin işlerinin çok daha detaylı biçimde, her aktivite başına harcanan zamanın takip edilmesini ve düzgün biçimde raporlanmasını içerir. Bu veriyi toplamak projeniz için birçok yararı olacaktır, bunlardan biri de proje durum raporlarında kullanacağınız tahminlerinizin daha doğru çıkmasını sağlamak olacaktır. Bu verilerin toplanması kararı ise aslında proje bazında değil, organizasyonun tümü için alınacak bir karar olması daha doğru olacaktır.
İş Takvimine Yapılacakları Kronolojik Sıra ile Girin
Aktiviteler takvime eklense de, bunun kronolojik sıra ile yapılması takvimin anlaşılmasını daha kolay yapar. İlk yapılması gerekenler listenin başına, son yapılacak olanlar takvimin sonlarına yazılmalıdır.
Projelerde de takvimlendirme çok önemlidir ve Gant Şemaları için bir çok yazılım ve uygulama geliştirilmiştir. En yaygın kullanılanlardan biri ClickUp programıdır. Hem kişisel, hemde iş projelerinizi dijital olarak yönetmede kullanabilirsiniz. Henüz dili Türkçe değil ama çok fazla İngilizce gerektirmiyor. Türkçe tanıtımı için buraya bakabilirsiniz.
