İşletmeler iş süreçlerini daha iyi yönetebilmek için ERP yazılımlarına ihtiyaç duymaktadır. Ancak bir kurum ve işletme, ERP Sistemlerini kurmasıyla beraber aynı zamanda bir kurumsal dönüşümde yaşamak zorunda kalmaktadır. Bu sürecin yönetilmesi ve amacına uygun şekilde sonlandırılması esnasında bir çok sorunla karşılanabilmektedir. Berkhan ESMER Bey’in, entegre sistemlerin zorluklarına karşılık yapılması gerekenlerin ele alındığı yazısını sizlerle paylaşmak istiyorum. [i.a.]
Her yeni proje gibi ERP projeleri de büyük heyecanlarla başlar ama her zaman mutlu sonla bitmez. Yönetim Danışmanı büyüğümüz Haluk Ziya Türkmen’in dediği gibi dünyanın en pahalı ürünü umuttur. Tüm süreçleri kayıt altına alabilme, operasyonel hataları sıfıra indirme, istendiğinde her istenen bilgiye anlık ve doğru olarak ulaşabilme umuduna, yöneticiler milyon dolarlar yatırırlar. Ama kısa süre sonra bu umutlar sönebilir. Pahalı hayal kırıklıkları yaşanabilir.
Yeni bir ERP’ye başlamak, yeni bir aşka başlamak gibidir. Pembe panjurlu bir evde, çiçekler içinde, sağlıklı ve mutlu çocuklarla devam edecek bir evliliğin hayali gibi…
Ancak nasıl ki evlilikte bir arada yaşamanın getirdiği zorluklar, giderek farklılaşan istekler ve beklentiler, değişen yaşam görüşleri, büyüyen çocukların sorumlulukları, zaman zaman evliliği tehdit ediyorsa, ERP yazılımlarının sürekli kontrol edilmesi gereken performansları, sürüm yükseltmelerin maliyeti ve süresi, kullanıcılardan gelen farklı taleplerin birbiriyle uyumsuzluğu, değişen iş süreçlerine makul süre ve maliyet içinde uyum sağlayamama gibi nedenlerle de ERP’den beklentileriniz, umutlarınız, sevginiz ve inancınız tehdit altına girer.
ERP Gerçekleriyle Yüzleşin
Son yapılan bir araştırmanın sonuçları geçtiğimiz günlerde kamuoyu ile paylaşıldı. Buna göre:
ERP yazılımının başarı algısı, süreç sorumluları ve kullanıcılar tarafından farklı algılanıyor. Genelde bu iki tip kullanıcının memnuniyetleri ters orandadır. Ya biri çok memnundur ya da diğeri. Her ikisinin memnun olmadığı durumlar da oldukça fazladır.
Çoğu şirket ERP yazılım başarısını somut rakamlarla ifade edecek şekilde takip etmiyor. ERP daha çok operasyonel bir araç olarak görülüyor. İyi kurgulanmış ve hem yöneticilere, hem çalışanlara kolaylık sağlayacak bir ERP’nin rekabette sağlayacağı avantajlar göz ardı ediliyor.
ERP projesinde yer alan ve kendi görüşleri dahilinde sistemin kurgulanmasını sağlayan anahtar kullanıcılar ERP’den en memnun kişiler olarak öne çıkıyor. Memnuniyet sıralamasında ikinci olarak muhasebe ve finans departmanları geliyor. Pek çok işi, kendileri yapmaktan kurtulan departmanların verimliliği artıyor.
Entegre sistemlerin doğası gereği, değişiklik istekleri daha geç devreye alınıyor. Piyasaya hakim yazılımları tercih eden firmalar, çoğunlukla bu yazılımların belirlediği süreçlerin içine girmeye çalışıyorlar. Bu da kullanıcıların işini zorlaştırıyor. Aslında baştan mutluluğu garanti altına almak mümkündür.
ERP ile yeşeren umutları canlı tutmak ve başarıya ulaşmak mümkün müdür?
Genelde yapılan en büyük yanlış ERP’yi amaç olarak görmektir. Oysa ERP bir araçtır. ERP şirketin belirlediği hedef ve stratejilere uygun hareket edilmesini kolaylaştıracak, bu amaçta belirlenen taktik ve operasyonel kararları bilfiil iş yapan kadrolara iletecek, bu kadroların yapmış olukları faaliyetleri de özetleyerek yöneticilere sunacak entegre bir araç.
Eğer bu hedef ve stratejilere ulaşmak için gerekli koordinasyonu sağlayan bir araç olmaktan çıkıp, sadece raporlar ve bilanço çıksın diye veri girilen bir programa dönüşürse, beklenen verimliliği almak mümkün olamıyor. Bu durumda kullanıcılar işlerini yapmak için başka pek çok uygulama ve Excel tabloları kullanmaya başlayıp, ERP’nin esas verimliliğinden yararlanamaz hale geliyorlar.
MAG Consulting olarak biz müşterilerimize ERP öncesinde şu adımları izlemelerini öneriyoruz:
Öncelikle tüm süreçleri tanımlanmalıdır
Bazen üst yönetim ve ara yönetim fark etmeden, bilfiil iş yapan kadrolar, daha hızlı iş yapmak ya da daha az hata yapmak adına başka süreçleri uyguluyor ya da süreçleri yönetimin belirlediği netlikte yürütmüyorlar. Bazı süreçler zaman içinde unutuluyor ve yapılmıyor. Tüm bu süreçleri tekrar ortaya koymak gerekiyor. MAG Consulting olarak, kırık kolu iyileşmesi için alçıya almadan önce, kırık noktalara düzgün şekil vermek gerektiğine inanırız. Alçıya yanlış alınan kemikler, yanlış kaynayacak ve koldan beklenen fonksiyonlarda kayıp yaşanacaktır. ERP’den önce tüm kırık noktaları doğru hizaya getirmek çok önemlidir. Proje sırasında bu tür konular ekiplere zorluk yaşatacağı gibi, süre ve bütçe baskısından dolayı proje sırasında kimse kemiklere yeniden yön vermeye uğraşamayacak ve doğru kaynama şansını kaybedeceklerdir. Bir süre yanlış kaynamış kemik ile iş yapmaya çalışacaklar ve bu firmanın enerjisini düşürecektir.
Darboğazları ve verimsizlikleri belirlenmelidir
Tüm süreçlere bakarak nerede darboğaz yaşandığını ve kendi ortalamanıza ya da sektör ortalamalarına göre daha verimsiz olunan alanlar bulunmalıdır. Bu darboğazlar ve verimsizlikler, esas ortadan kaldırmak istenilen konulardır. Ayrıca yeni ERP’nin başka darboğazlara ve verimsizliğe yol açabileceği unutulmamalıdır. O nedenle ERP süreçleri belirlendikten sonra test aşaması, tüm şirket olarak layıkıyla yapılmalıdır. Test aşamasında yeni ERP’nin oluşturmuş olabileceği darboğazlar da gözlemlenmelidir. Canlı kullanıma geçildiğinde bu darboğazlar sorun yaşatacak, firmanın mevcut işlerini aksatma noktasına getirebilir. Layıkıyla yapılan test, canlı kullanımda firmanın imajını bozabilecek sorunları ortadan kaldırır.
Performans Kriterleri belirlenmelidir
Ölçülemeyen süreçler iyileştirilemez. ERP’nin firmaya katkısını ortaya koymak adına, performans kriterleri, ERP öncesi değerler ile sonrası değerler mutlaka takip edilmelidir. ERP’ye harcanan bütçe yönetim tarafından sürekli sorgulanacaktır. Eğer performans kriterlerindeki iyileşme net olarak ortaya konursa, projeyi daha da ilerilere götürmek için gerekli ek yatırımlara daha kolay onay alınabilir.
Yönetim Bilgi Seti Oluşturulmalıdır
Her yönetici seviyesinde takip edilmesi gereken raporlar ve periyotları belirlenerek yayınlanmalıdır. Bu raporlar belirlenen sıklıkla, doğru ve güncel veriler ile paylaşılmalıdır. ERP’nin bu raporları almakta disiplin getirdiği ve doğru çalıştığı ortaya çıktığında, emeklerin boşa gitmediği, hem proje ekipleri hem üst yönetim ekibi tarafından hissedilecektir.
Amaç Performans Tabanlı Şirket Olmalıdır (PYS)
ERP istendiği gibi çalışmaya başladığında artık şirket performans tabanlı çalışmaya hazır hale gelir. Her bir çalışan-üst düzey ya da alt düzey- şirketin en üst seviyesindeki hedeflere ulaşmak için kendisinden beklenenleri bilir, ne yapması gerektiğini görür ve ilerleyen zaman içinde bu hedeflere uygun çalışıp çalışmadığını objektif olarak görme şansını yakalar.
Doğru strateji belirleyen, bu stratejiyi doğru şekilde oyun planına döken bir firma, ERP ile oyunu doğru oynayıp oynamadığını görür. Doğru oyun kurmak kadar, oyun oynanırken hatasız oynamak da çok önemlidir. ERP doğru kurgulanıp devreye alındığında, yöneticiler anında oyun planında kimin aksadığını ve neden aksadığını görme şansını yakalarlar.
