Etkin Yöneticilik İçin İpuçları!

Modern yönetimin babası sayılan Peter Drucker, kendisi ile yapılan bir röportajda 1950’li yıllarda liderlik üzerine ilk kendisinin konuştuğunu, günümüzde hâlâ buna çok vurgu yapıldığını ama en az onun kadar önemli olan “etkinlik” konusuna pek önem verilmediğini söylüyor ve ekliyor:

“Bütün etkin yöneticilerin ortak özelliği, doğru şeylerin yapılmasını sağlamalarıdır. Etkinlik öğrenilebilir, etkinlik öğrenilmelidir.”

Bilgili yöneticiler çoktur ama etkin yöneticilere ender rastlanır. Halbuki yöneticilere bilgili oldukları için değil, etkin oldukları için para ödenir. Günümüzde birçok kurumun, etkin olmayan yöneticilerinden dolayı başı dertte.

Şimdi gelin etkin bir yönetici olmak için gerekli özelliklere göz atalım.

1. Zamanınızı iyi yönetin.

Zaman, kısıtlı bir kaynaktır ve hiçbir şekilde yenilenemeyecek tek kaynaktır. Zamanınızı yönetemediğiniz sürece başka hiçbir şeyi yönetemezsiniz. Zamanınızı yönetmek, o nedenle, etkinliğinizin temelidir. Zamanınızı yönetebilmek için, onu nereye harcadığınızı kaydedin ve analiz edin.  Etkin yöneticiler işe görevlerini planlayarak değil, zamanlarını planlayarak başlarlar.

• Önce görevlerinizi planlamayı bırakıp, önce zamanınızı planlamaya başlayın.
• Zamanınızı israf edici öğeleri bulun ve bunları tasfiye edin.
• Başkalarının zamanını israf ettiğiniz öğeleri bulun ve bunları da tasfiye edin.
• Başka birisi tarafından yapılabilecek her şeyi devredin, yani o işin uzmanı değilseniz olmaya çalışmayın.
• Belirgin bir amaç dışında planlanan toplantılardan uzak durun.
• Kendi “pürdikkat” çalışma strateji ve metodunuzu geliştirin.

2. Katkı yapmaya odaklanın.

Etkin yönetici, katkıya odaklanır. Etkin insanlar kurumlarındaki meslektaşlarına, üstlerine, astlarına hep şu soruyu sorarlar: “Kuruma kendi katkınızı yapabilmek için benden hangi katkıyı talep ediyorsunuz?” ve bunu 5N1K sorusu takip etmelidir. Yani, “Bu katkıyı ne zaman, nasıl, ne sıklıkta ve hangi formatta istiyorsunuz?” Bu sorular bir bilgi örgütünün temel gerçekliğini vurgular. Etkin çalışma, esas olarak değişik bilgi ve becerilere sahip insanlardan kurulu ekipler içinde ve böylesi ekipler tarafından gerçekleştirilir.

Katkıya odaklanmak yöneticinin dikkatini kendi özelinden veya departmanından ayırıp bütünün yani kurumun performansına yöneltmesidir.

Katkı, çok çeşitli şekillerde olabilir ancak etkin yöneticinin üç temel konuda katkı sağlaması özellikle önemlidir. Bunlardan birincisi, kurumun doğrudan sonuçlar elde etmesi, ikincisi değerler inşa etmesi, sonuncusu ise gelecek için insanlar yetiştirmesi ve geliştirmesidir.

• Kurumunuza yapabileceğiniz bazı katkıların listesini çıkarın ve bunları mevcut katkılarınızla karşılaştırın.
• Kurumumun doğrudan sonuçları hangileridir? (Satış, kâr, üretim, sosyal sorumluluk vb.) ve ben bunlara nasıl katkı sağlıyorum?
• Kurumumun temel değerleri nelerdir? Bun bunlara kendim uyuyor muyum ve katkıda bulunuyor muyum?

3. Etkin kararlar alın.

Etkin yöneticiler, etkin kararlar alır. Kararı eyleme dönüştürmeniz ve kimin hangi adımları atacağını, ayrıca kararın sonuçlarından kimin sorumlu tutulacağını belirlemeniz gerekir. Ayrıca kararın istenilen sonuçları üretip üretmediğini görmek için izlemeniz de gerekir.

• Gerçekten karar gerekli mi önce bundan emin olun. Etkin bir yönetici gereksiz kararlar almaz.
• Karar için problemi sınıflandırın ve tanımlayın.
• Enformasyondaki kötü işleyişin önüne geçin. Size temin edilen verilerin, doğru kararlara varmanızı mümkün kılacak şekilde, zamanında ve kesin olmasını sağlayacak önlemler alın.
• Karara eylem katın ve harekete geçin. Eyleme dönüşmedikçe bir karar, karar değildir, olsa olsa iyi niyettir.
• Kararınızı gerçek sonuçlarla karşılaştırarak test edin.

Buraya kadar bir yönetici olarak kendimizle ilgili hususları ele aldık. Şimdi çalışanlarımız ile ilgili neler yapabiliriz ona bakalım. “Projelerinizin Lideri Olun” isimli kitabımda da yer verdiğim üzere, Gallup’un yaptığı araştırmaya göre, dünyanın en iyi yöneticileri aşağıda belirttiğim maddeleri iyi biliyor ve uyguluyor:

4. En iyi çalışanları seçin.

Çalışanlarınızı nasıl seçeceğinizi bilmeniz gerekir. Kötü seçilmiş çalışanlarla tüm motive etme ve geliştirme çabalarınız boşa gidecektir. En önemlisi, bir insanda neleri değiştirebileceğinizi bilmeniz gerekir.

Yetenek, beceri ve bilgi arasındaki farkı bilmeniz gerekir. Bunlardan hangilerinin öğretilebilir, hangilerinin öğretilemez olduğunu bilmeniz gerekir.

Bütün bunları nasıl yapacağınızı bilmiyorsanız, başarılı bir yönetici ola­mazsınız.

• Mevcut becerilerden çok öncelikle kültüre odaklanın.
• Adaylardan takımınızın bir üyesiyle mülakat yapmasını isteyin.
• Jack Welch, “Genellikle bir yıl içinde (ve kesinlikle iki yıla kalmadan) işe aldığınız kişinin umduğunuz gibi biri olup olmadığı açıklık kazanır.” der. Doğru olmadığını düşündüğünüz çalışan ile yolunuzu bir an önce ayırın.

5. Çalışanınızdan beklentinizi ortaya koyun.

Çalışanlarınız için doğru performans beklentilerini nasıl ortaya koyacağı­nızı bilmiyorsanız, hiçbir zaman dengeyi kuramaz, aşırı kuralcılıkla kargaşa arasında gidip gelirsiniz.

• Doğru performans beklentilerini ortaya koymanın, iş hedefleri belirlemekten daha fazlasını gerektirdiğini unutmayın.
• Nerede kurallara uyma zorun­luluğu getireceğinizi, nerede çalışanınızı kendi tarzını ortaya koymaya teşvik edeceğinizi bilin.
• Çalışanlarınız için yüksek ama erişilebilir standartlar koyun.

6. Çalışanlarınızın gelişimlerini sağlayın. 

Yazarlar Scott Campbell ve Ellen Samiec, “5 Boyutlu Liderlik” Kitabı’nda çalışanın geliştirilmesi konusunda Nestle Kanada’nın İnsan Kaynakları departmanında çalışan Carole ile onun gelişimine büyük katkı sağlayan yöneticisi Phil’in hikâyesine, Carole’in ağzından yer veriyorlar. “Phil’in etrafındaki kişilerin yeteneklerini ve becerilerini görme konusunda doğuştan gelen bir yeteneği vardı. Ben her zamanki görevlerimle meşgul olurken, Phil bana eğitim programlarının ve grup etkinliklerinin neye benzediklerini görebilmem için pek çok fırsat yarattı ve buldu. Yapıcı geribildirim sağladı. Yaptıkları işte usta olan diğer kişileri gözlemlemem ve onlardan bir şeyler öğrenmem için beni cesaretlendirdi. Phil sadece, kendisine doğrudan bağlı olanların kariyerlerini ve hayatlarını güzelleştirmekle kalmayıp, bireye saygının, diğerlerinin gelişimlerine ve güçlenmelerine katkıda bulunma sorumluluğunun esas olduğu bir kurum kültürü yaratmak için, kendine özgü geliştirme tarzını kullandı.”