Proje Yönetimine Pratik Yaklaşımlar!

Pratik proje yönetimi nedir? Proje yönetimini mümkün olduğunca basite indirgemektir;  bu projenin bütün köşelerini kırparak anlamsızlaştırmak değildir elbette, başarılı proje yönetim pratikleri elbette önemlidir burada basitten kasıt hedefe yönelik ve açık bir yönetim anlayışıdır.

İyi bir başlangıç

Aşağıda sıralanacak  bir kaç basit kural iyi bir proje başlangıcı yapmanıza yardımcı olacaktır.

• Basit tut.
• Seyircileri belirle.
• Projede kimlerin menfaati olduğunu belirle.
• Projeni kabul ettir (Projenin reklamını yap).
• Planla.
• Fikirleri izle.

 Gereksinimler  

Bir parça kağıt alın ve bir ev çizin. Şimdi beş kişiden aynı şekilde bir ev çizmelerini isteyin ve kendi çiziminiz ile karşılaştırın, göreceğiniz şey çok açık, beş ev de bir birinden farklı. Apartman dairesi, villa, bungalov vs, hepsi ev ama farklı boyutlara, dekora vs sahip. Aynı şey proje gereksinimleri için de geçerlidir. Sizin görüşünüz ile müşteri ihtiyaçları çok farklı olabilir. Müşteri isteklerinin ve ihtiyaçlarının tam anlamı ile belirlendiğinden emin olmalısınız, projeye başlamadan önce müşteri ile  ve onayını alarak ihtiyaçların tam olarak belirlenmiş olduğundan emin olmalısınız.

İletişim Kur  

Başlamadan önce kendinize şu soruyu sorun, “Herkes (bütün pay sahipleri), projeyi yeterince anladı mı?” Cevap hayır ise, bir sayfalık ve bütün anahtar bilgileri içeren idari özet hazırlayın.

Özet içeriği şöyle olabilir; 

• Proje İsmi  (Projeye hayat ver)
• Başlama ve bitiş tarihleri (Herkesin bir hedefe ihtiyacı vardır)
• Proje Lideri (İş için en doğru insan)
• Maksat (Kısa ve açık)
• İş Potansiyeli (Her seviyede projenin ilgililerce satın alınması)
• Fikir Özeti (Projenin ne olduğununa dair anahtarlar)
• Temel Problemler (Projeyi bloklayacak temel problemler)
• Proje Takvimi (Köşe taşları)
• İş gücü ve malzeme ihtiyacı (Herkes önceden bilmek ister)
• Bütçe (Neye ihtiyacın var, kim onaylayacak)
• Ölçüm (Nihai ürünün teslimatını nasıl ölçeceğiz)
• Gelişme fikirleri (Bir sonraki projenin planları)

Projeye başlamadan önce bu özetin bütün pay sahiplerine ulaştığından emin olmalısınız.

Başlama Vuruşu 

Proje gereksinimleri konusunda herkes hemfikir ve bütün pay sahipleri proje ile ilgili yeterli bilgiye sahip, o halde başlama vuruşu için toplantı ayarlayabilirsiniz, nelere dikkat etmeliyiz ?

• Herkes orada olmalı (Pay sahibi olduğunu düşündüğünüz herkes)
• Son kullanıcılar toplantıya dahil edilmelidir
• Promlemli noktaları açığa çıkarmak için sorular sorulmalıdır (Toplantı yöneticisi bunu teşvik etmelidir)

Katılımcılaradan projeyi tanımlamalarını  isteyin, katılım oranlarını öğrenin; neye ihtiyaçları olduğunu ve takvimi öğrenin, potansiyel problemleri belirleyin ve bu problemlerin nasıl çözüle bileceğini tartışın.

Kontrol

Proje yoluna girmiştir bu aşamada mutlaka proje planının oluşturulmuş olması gerekir; ilerlemelerin takip edilmesi ve kaynakların doğru yönetilmesi gerekir, işte bu nokta (Proje yöneticisi olarak) paranızı kazandığınız yerdir.

• Düzenli güncellemeler (Güncellemeleri angarya olarak görmeyin ve gecikmesine izin vermeyin, proje başarısını doğrudan etkileyen bu faktör sizin başarı oranınızıda yükseltecektir)
• Proje planına sıkı sıkıya tutunun ve analiz edin (Ön görülen ve gerçekleşen değerleri analiz edin ve sonuçlar doğrultusunda güncellemeler yapın)
• İnsanları doğru işlere verin (Takımınızı tanıyın, takım elemanlarına uzmanlıkları doğrultusunda görevler vermeye çalışın)
• Ne olduğunun önemi yok işi yapın (Proje başarısı için hiç bir iş angarya değildir)
• Test edin, test edin, test edin.
• Son kullanıcıyı süreçlere dahil edin. (Son kullanıcıdan gelen geri bildirimler müşteri memmuniyeti için son derece önemlidir görmezden gelmeyin)

Nihai Teslimatlar

Bir şeyler yarattınız, şimdi birilerinin bunu kullanması gerekli;

• Çalıştığından emin olun!
• Ürünü deskteklemek için doğru insanları bulun.
• Ürün ile ilgili tantana çıkarın. (Reklam, Reklam, Reklam)
• Eğitimi unutmayın. (Müşteriniz ürünü ya da servisi nasıl kullanması gerektiğini bilmeli)
• Takip edin; önceden belirlenmiş toplantılarla  herşeyin çalıştığından emin olun, kontrol altında tutun.

 Problem Alanları

• 50 sayfalık proje planı hem sizin için hemde takımınız için yük olacaktır, çok detaylı planlar yapmaya çalışmak zaman kaybettirebilir. “Şu an uygulanan iyi plan, haftaya uygulanacak mükemmel plandan daha iyidir.”
• Proje setlerini yanlış belirlemek zamanı heba etmenize sebep olabilir. Uzman olmayan insanları projeye dahil etmek, uzmanlıklarını doğru değerlendirmeden görevler atamak zaman ve para kaybına yol açar mutlaka kaçının.
• Darboğazlar projeyi yavaşlatabilir, oluşmadan engellemeye çalışın.

 Hatırla!

Burada  proje öncesi ve sonrası aklınızda bulunması gerek bir kaç önemli noktayı listelemeye çalıştım.

Projenin esas çizgilerini belirlemeniz, ilerlemeleri daha net görebilmenize yardımcı olacaktır.

• Takım elemanları kendilerine düşen görevleri sahipleneceklerdir eğer doğru ortam yaratılırsa.
• Her adımda proje ilerlemelerini kontrol edin ve nasıl yapıyoruz ? sorusunu sorun.
• Proje düşündüğünüzden daha fazla zaman alır takvimi oluştururken mutlaka ekstra zaman ekleyin.
• Basit ve anlaşılır dokümanlar oluşturun.
• Proje lideri ile sürekli iletişim halinde olun ve bilgi güncellemeleri yapın.
• Test yapın ve dışarıdan insanlara test yaptırın.
• Proje takvime uygun sürede tamalanırsa takımınızla birlikte kutlayın.
• Tüm son ürünlerin olması gerektiği gibi çalıştığından emin olun ve istenilen faydayı sağlayıp sağlamadığını kontrol edin, geliştirme yapılabilirmi değerlendirin.
• Projeden alınan dersler dökümanı oluşturun ve paylaşın.
• Başarısız projeyi hemen sonlandırın.
• Projeyi eğlenceye çevirin .

Son Söz

Proje süreçleriniz basit tutun. Gereğinden geniş ve detaylı proje süreçleri projeyi başarısızlığa sürükleyebilir. Sir John Harvey’ in dediği gibi “En favori çocuğunuzu öldürmeniz gereken zamanlar vardır”. Sir John  işletme ile ilgili söylemiş bu sözü elbette ama projeler içinde aynı şey geçerlidir.

Projelerin başarılı bir şekilde yürütülmesi için bir çok yazılım ve uygulama geliştirilmiştir. En yaygın kullanılanlardan biri  ClickUp programıdır.  Hem kişisel, hemde iş projelerinizi dijital olarak yönetmede kullanabilirsiniz. Henüz dili Türkçe değil ama çok fazla İngilizce gerektirmiyor. Türkçe tanıtımı  için buraya bakabilirsiniz.