İş hayatında hepimiz büyük yada küçük boyutta bir projeyi yönetmek zorunda kalmışızdır. Bir projenin başlangıcından son bulmasına kadarki sürecin kimyasının anlatıldığı yazıyı sizlerle paylaşmaya değer buldum. Yazıyı kaleme alan Savaş Bey’e teşekkür ederim.
Projelerin başarısızlığı genellikle proje yöneticisi olarak düşünülür. Fakat büyük resme bakmak gerekir;
Projelerin yapılmasına karar verilme süreci çok önemlidir. Gerçekçi ve uygulanabilir projelerin seçilmesi sürecine duygusal değil bilimsel olarak bakılmalıdır. Zaten gerçekleşmesi çok zor veya çok fazla iyimser varsayıma dayalı projelerin başarısızlığını proje yöneticisine mal etmek doğru olmayacaktır.
Projeyle ilgili yönetim ve diğer tüm tarafların başarı tanımları çok önemlidir. Projenin başında bu başarı kriterleri belirlenmeli ve tüm çalışmalarda dikkate alınmalıdır.
Proje Yöneticisi ve ekibinin seçimi de çok önemlidir. Projeye uygun proje yöneticisi sadece o konuda deneyimli olmakla sınırlandırılmamalıdır. Öncelikle projenin gerektirdiği kişisel özellikler değerlendirilmeli ve projenin ihtiyaç duyduğu proje yöneticisi, ekibinin profili belirlenmeli ve atama yapılmalıdır. Herkes her projeyi veya aynı kişi benzer projeleri başarıyla tamamlayacak şeklinde bir genelleme yapılması doğru değildir.
Proje Yöneticisinden başarması gereken proje ile ilgili yetki ve sorumluluk verilmeli, önündeki engeller kaldırılmalıdır.
Proje Yöneticisi ise motive, pozitif ve proaktif olmalıdır. Proje yönetmeye istekli olmak, sezgi ve bilgi gücü ile birleştiğinde başarıyı getirir. Projenin hedeflerini iyi anlamış olmak, yapılması gerekenleri tüm dengeleri hesaba katarak yapmak proje yöneticisinin sanatıdır.
Proje Yöneticisi kendi kişisel başarı tanımı ile yönetimin beklentileri arasında uyumu sağlamak ve bu doğrultuda projeyi yönetmek, yönlendirmek zorundadır. Başarısızlığa ilişkin sinyalleri ne kadar erken fark edebileceği ve gerekli önlemleri alabileceği konusunda her zaman dikkatli davranmalıdır.
Projelerde beklenmedik şeyler her zaman olur. Bu hem yönetim hem de proje yöneticisinin duygusal olgunluğuna bağlı olarak algılanır ve tepki verilir. Bazen alınan kararların duygusal olacağı, yarardan çok zarar verebileceği unutulmamalıdır.
Sayısal anlamda başarısızlıkların tanımında proje başında belirlenecek tolerans aralıkları çok önemlidir. Hiç sapma olmaması beklenmemelidir.
Proje Yöneticisi mevcut durumun analizini, projenin geri kalanının başarıyla tamamlanabilmesi için gereken düzenlemeleri yapmalı ve yönetimi haberdar etmelidir. Başarılı olmak için gereken koşullar ve yapılması gerekenler sürekli değişir.
Proje başarısını tehdit eden risklerin farkına varılması ve paylaşılması tüm tarafların sorumluluğudur. Proje yöneticisi dikkate almak ve gerekli aksiyonları yönetmekle sorumludur. Her kim olursa olsun görmezden gelme yanılgısına düşmemelidir.
Geçmiş proje deneyimlerinin başarılı ve başarısız dersleri ile hataların tekrarlanmaması sağlamalıdır. Proje Yöneticisi bu deneyimlere ulaşmaya çalışmalı, diğer taraflar bu bilgiyi Proje Yöneticisine aktarmalıdırlar.
Proje Yöneticisi olası olumsuz senaryolara karşı hazırlıklı olmakla sorumludur. Öngörülebilir ve önlenebilir problemlerin projeyi başarısızlığa uğratması durumunda sorumluluk Proje Yöneticisi’nindir.
Proje Yönetimi, kurumsal kültürden çok etkilenir. Mevcut organizasyon ya da altyapı bir projenin doğru şekilde yönetilmesini zorlaştırabilir. Bu yüzden kurum içi dengeler ve süreçler ve bunların hassasiyetlerine dikkat etmek gerekir.
Her konuda olduğu gibi proje yönetiminde de sistemli ve düzenli bir yaklaşım gerekir. “Kervanı yolda dizmek” adına yapılan hatalar, başarısızlığı neden olacaktır.
Projelerin başarılı bir şekilde yürütülmesi için bir çok yazılım ve uygulama geliştirilmiştir. En yaygın kullanılanlardan biri ClickUp programıdır. Hem kişisel, hemde iş projelerinizi dijital olarak yönetmede kullanabilirsiniz. Henüz dili Türkçe değil ama çok fazla İngilizce gerektirmiyor. Türkçe tanıtımı için buraya bakabilirsiniz.
