Rapor İhtiyacını Seviyelendirme (Üst Yönetim, Yönetim, Veri Analistleri)

Raporlama projelerindeki gözlemlerimizi düşündüğümüzde firmaların büyük bir kısmının raporlama yaklaşımında bir takım kafa karışıklığının olduğunu fark ediyoruz. Özellikle son dönemlerde revaçta olan yeni Self Service BI ürünleri bu kafa karışıklığına daha fazla katkıda bulunuyor.

Fazla uzatmadan direk konuya gireceğim. Eğer bir raporlama projesine girişecekseniz üründen önce ihtiyaçlarınıza odaklanmalısınız. Önce aracın seçilmesi ve geliştirmelere başlanması talepler arttıkça sürecin içinden çıkılamaz bir hal almasına neden oluyor. Çoğu zaman firmalar ihtiyacından fazla yatırım yaparak ciddi maliyetlerin altına giriyor veya ihtiyacına uygun olmayan ürünleri deneyerek vakit ve güven kaybediyor. Genellikle bu kayıpları telafi etmek oldukça zordur.

Çarşaf raporlar üzerinden verileri didik didik edecek veri analistlerine mobile raporlama ürünlerinin çıktısını sunmak, dilediği yerden özet verilere erişerek strateji geliştirmek isteyen yöneticilere çarşaf raporlar üzerinden detaylı bilgiler sunmak en başta gelen hatalı yaklaşımlardandır.

Bu aralar en yaygın dalgınlık, binlerce satırdan oluşan bir kaç gblık detaylı raporların mobile cihazlardan servis edilmesi eğilimi şeklinde karşımıza çıkıyor. Bir an durup düşünürsek cep telefonlarının belleğinin buna yetişemeyeceğini hemen fark ederiz.

İstemcileri şu 3 gruba ayırarak tüm raporlama ihtiyaçlarına cevap vermek mümkün görünüyor:

1- Üst yönetim

2- Yönetim

Operasyonel kararları etkileyecek belli bir kalıpta olan, sık kullanılan ve bir miktar daha detaylı raporlar bekleyen bu istemci grubu çoğu zaman raporlarını bilgisayar üzerinden görmek isteyecektir. Raporların maillerine gelmesi, versiyonlanması, farklı formatlarda çıktılarının alınabilmesi ve hatta raporlarda gelişmiş yetkilendirme, detaylandırma gibi fonksiyonalitelerin olması bu grubun ihtiyaçlarından bir kaçıdır. Bu grurup çoğunlukla ihtiyaca göre özelleştirilmiş statik raporları incelemek ister. Geleneksel olarak bu böyledir.

Ancak son zamanlarda mobile cihazların yaygınlaşması ve daha bir çok sebepten ötürü bu gruptaki istemciler de raporlarını mobile cihazlar üzerinden görmek istemektedir. Tabi ki bu hizmet geleneksel raporlama ürünlerine göre daha pahalıya gelir. 

Bu grubun ihtiyacına cevap vermek için Microsoft, yeni satın aldığı DataZen ürününü SQL Server Reporting Services’a entegre etti. SQL Server 2016 CTP 3.2 kurulumuyla birlikte artık her iki ürün tek bir SSRS hizmeti olarak karşımıza çıkmaktadır.

Artık hem geleneksel SSRS raporlarını (görselleri geliştirildi) hem de mobile cihazlarla tam uyumlu DataZen raporlarını tek bir noktadan yayınlayabiliyoruz. Harika! Yeni duyurulan Microsoft SQL Server Mobile Report Publisher ve mevcut Rerport Builder & Report Designer ile bu grubun taleplerine cevap vermek artık mümkün ve daha ucuz.

3- Veri Analistleri

Analitik çalışmalarda verileri didik didik eden bu grup, verilerin ham hallerine ulaşmak ve bunlar üzerinde dilediği gibi çalışmak isteyecektir. Bu grubun ihtiyacı olan ürün Excel olur genelde. Ancak Excel’deki satır sınırı hala bir engel. Buna rağmen Excel Power BI veya Power BI Desktop ürnünde böyle bir sınır mevcut değil. Power BI veri modelindeki veriler memory üzerinden çalışır ve çok yüksek miktarda sıkıştırmaya tabi tutulur. Dolayısıyla pür Excel’in yetmediği yerde Power BI tarafına yönelmek mantıklı olacaktır.

İstemcileri 3 gruba ayırmak işleri kolaylaştırıyor. Tabi bu şekilde birden fazla ürünle çalışmanın kötü yanları da ortaya çıkıyor. Örneğin raporları merkezileştirmek büyük bir problemdir. Neyse ki bu aralar bu konuda da bazı gelişmeler var. Power BI portaldeki raporları ve/veya SSRS 2016 üzerinde hazırlanan geleneksel ve mobile raporları mobile cihazlar üzerinde Power BI Native App yardımıyla bir araya getirmek mümkün (şu aralar bu özelliğe sadece IOS’ta destek verilmektedir). Raporların HTML5 standardına getirilmesi de yayınlama konusunda esnekliği arttırdı.Ürünlerle ilgili kısa bir bilgi vermek gerekirse;Power BI Portal: üzerinde şirket mail hesabınızla bir deneme hesabı açabilirsiniz. Bu hesabın pro versiyonu aylık 10$.

www.powerbi.com,  https://powerbi.microsoft.com/en-us/features Power BI Desktop: Power Query, Power Pivot, Power Map ürünlerini bir araya getiren ücretsiz bir masaüstü uygulamasıdır.
https://powerbi.microsoft.com/en-us/desktop

SSRS & DataZen Entegrasyonu (SQL Server Mobile Report Publisher): Microsoft SQL Server 2016 ile birlikte gelen bir yeniliktir. Hem geleneksel raporları hem de DataZen temelli mobile raporları aynı servis üzerinden yayınlamak mümkün.
https://www.microsoft.com/en-us/evalcenter/evaluate-sql-server-2016

Power BI Mobile App: IOS, Android ve Windows Mobile cihazlarda mağazadan indirebileceğini ve Power BI portal raporlarına erişim sağlayabileceğiniz Native uygulamadır. Şimdilik sadece IOS üzerinde SSRS raporlarına erişmek mümkün olsa da bu özellik diğer platformlarda da kullanılabilir olacaktır.
https://powerbi.microsoft.com/en-us/mobile

Excel Power BI: Ücretsiz olarak edinilen Power Query, Power Pivot, Power View, Power Map eklentileri Power BI ürününü oluşturmaktadır. Bu 4 ürünü Excel içerisinde kullanıp nimetlerinden faydalanmak mümkün. Excel 2016 ile ürünlerin tamamını kullanabilirsiniz. Diğer versiyonlarda bu hizmetler kısıtlıdır.

Ürünleri bir arada düşünürsek aşağı yukarı şöyle bir senaryo ile karşılaşırız: