Kanban nedir? Çeviklik şemsiyesinden ne anlamalıyız? Dönüşüm evrimsel midir devrimsel midir? Kanbanın 6 pratiği nedir? gibi 5 soru cevapklandırılarak Kanban hakkında bilgilendirme yapılmış bir yazı. (BEM)
1.Kanban nedir? Nasıl pozisyonlandırılmıştır?
LeanKanban Üniversitesi’nin tanımlamasına göre Kanban, profesyonel hizmetlerde işleri/çalışmaları organize etme ve yönetme metodudur.
Sonuçları iyileştirmek için üzerinde çalışan iş sayısını sınırlandırmak gibi Lean (Yalın) kavramları kullanır. Kanban sistemi, üzerinde çalışılan işlerin sınırlandırılması ve uygun iş alma kapasitesine ulaşıldığında gerekli sinyalin verilmesi üzerine kurulu bir çekme mekanizmasını işaret eder. Yine LeanKanban Üniversitesi’nin tanımlamasına göre Kanban metodu, dünya çapında başarılı Kanban girişimlerinde gözlemlenen prensip ve alıştırmalar dizisidir. Yani? Tanımlara hakkını verip, tanımları baz alıp hemen yakın bir kenara bırakacak olursak, Kanban bir çeviklik metodolojisi, çatısı olmaktan ziyade; çevikliğe evrimsel olarak giden alternatif bir yoldur. Bu bağlamda kendini çeviklik çatısı altında duran diğer anahtar kelimelere göre ‘başka’ pozisyonlandırmıştır.
2.Kanban’ın uyarlanabilirlik ve esneklik seviyesi nedir?
Yine çeviklik şemsiyesi üzerinden gidelim. Kanban’ın ‘resim’ içerisinde ‘daha uyarlanabilir’e yakınlık seviyesi öyle görünüyor ki, zaten bir sonraki adım ‘ne yaparsan yap’ modu. Yani herhangi bir metodoloji benimsemeden, aslında herkesin kafasına göre ya da belki organizasyon/yönetici kurallarına göre farklı ilerleyebildiği kaotik bir ortamın bir seviye altı Kanban’mış gibi bir imaj var. Oysa bu konumlandırma Kanban’ın esnekliğini yanlış anlaşılmaların en cazip hedeflerinden biri haline getiriyor. Neyse ki mevzuyu Kanban’ın üç ilkesinden ilkine baktığımız anda çözebiliyoruz: “Şu anda ne yapıyorsan onunla başla”. Yani mevcut rollere, iş yapış biçimlerine, ortamın kendine özgü davranış kalıplarına saygı duy, değiştirme, mevcut süreçleri, kuralları gözlemle ve anla.
3.Dönüşümde yaklaşım evrimsel midir? Devrimsel midir?
Kanban ilkelerinden bahsetmeye başlamamızla birlikte aslında doğru bilinen birçok yanlışı şimdiden ayıklamış olduk. Hemen ikinci ilke ile devam edelim: “Artımlı ve evrimsel değişim/dönüşüm yolunda hep birlikte ilerlemek için anlaş.” Başka bir püf nokta da burada. Evrimsel ve devrimsel dönüşüm arasındaki fark, fark değil uçurum değil mi? Kanban’ın mevcuda saygı gösteren, izleyen, gözlemleyen, anlayan tavrı işlerin evrimleşerek, gayet doğal bir biçimde iyiye gittiği bir tablo sunuyor. Çalışanların uygulanacak yönetim çatısına/metodolojisine/yöntemine karşı direncini olabildiği kadar kırıyor. Ya da başka bir bakış açısıyla kaynar suya atmak yerine kısık ateşte pişiriyor.
4.Rollerin Kanban’daki konumu ve Kanban’daki liderlik kavramı nasıl?
Önce şuna açıklık getirmek lazım, Kanban’da önceden tanımlanmış roller bulunmuyor. Son Kanban prensibine değinecek olursak da karşımıza direkt liderlik bakış açısı çıkıyor: “Bütün seviyelerde liderliğe teşvik et.” Yani mevzu sistemin kendi liderlerini yaratması, seçmek/seçilmek/belirlemek, hatta karar vermek yerine süreç içerisinde aslında yine evrimsel olarak doğal liderlerin sıyrılmasına izin vermek ve hatta bunun için cesaretlendirmek. Ne hoş? Sürtüşmeler yerine iyileşmelere odaklanmak, dönüşümü/değişimi hep birlikte kucaklamak ve aslında yine direnci en aza indirgemek amaç. Tepeden inme yöneticiden kaçımız haz edebilir? Ki burada bahsi geçen de ‘Lider’ zaten. Tıpkı gerçek dünyada olduğu gibi peşinden sürükleyebilen, odağında kişisel çıkarları değil herkesin çıkarını gözeten kavramlar olan liderlerden bahsediyoruz. Ha tabi bu kadar gerçek hayat merkezli düşünecek olursak, liderin teşviğe ihtiyacı var mıdır elbet tartışılır.
5. Kanban pratikleri nelerdir? Pratikleri yapmazsak n’olur?
Çeviklik şemsiyesi altında pozisyonel olarak ve ilkeleri üzerinden sorguladığımız, incelediğimiz Kanban’ın altı pratiğini sıralayarak yavaş yavaş kapanışı yapalım:
- Görselleştirmek -işlerin yer aldığı, durumun belirgin/şeffaf olarak görülebildiği tahtalarla çalışmak-,
- Üzerinde çalışılan iş miktarını sınırlandır -örnek: belirlediğimiz limit 7, bu iş miktarın üzerine çıkmıyoruz, 8. işi alabilmemiz için elimizdeki 7 işten biri bitmeli-,
- Akışı yönet -iş akışı kanban tahtası üzerinden yürür, aslında buradan yönetilir, kanban iş tahtası sürekli gelişime açıktır, örneğin iş limitleri, iş akışları, işlerin durumları bu tahta üzerinden görünebilir durumdadır-,
- Akış kurallarını bilinir hale getir -ekibimize gönderilen işler şu formatta olmadığı zaman iş listemize almıyoruz, istediğimiz format şudur budur vs.-,
- Geri bildirim mekanizmaları kur -kanban aynı zamanda bir risk yönetim metodudur, şu anki işe bakarak bir risk profili geliştirilebilir-,
- Bilimsel yöntemleri kullanarak, birlikte çalışarak, devamlı olarak geliş -takımlar ne kadar etkin çalıştıklarını bilimsel yöntemlerle ölçer ve işlerinin kalitesini arttırır, hemen örnek: 10 birim üretimde 3 birim ziyan oluyorsa, 7 birim üretip kalan 3 birimlik enerjiyi ürün kalitesini iyileştirmeye ayırmak-
Bu pratikler ihtiyaç dahilinde yapılabilir olmakla birlikte yapmayınca da bir şey olmuyor aslında. Kanban’ın bu anlamda katı bir yapısı yok. Evrilerek iyileşme yolunda elbette yol bu pratiklerden geçiyor. Bu ayrı. Ancak en azından Kanban’ın Scrum’da olduğu gibi herhangi bir dayatması bulunmuyor. “Bugün ne Kanban yaptık”, “Bu sene çok Kanban yaptı” gibi durumlar da yok. Mesele Kanbanize olmak, sistemi Kanbanize etmek, bunu yaparken temeli bilimsel yöntemlere ve sağlam oturtmak. Metrikler üzerinden; konuşabilmek, iyileşebilmek, iyileşmeleri gözlemleyebilmek, kararlar alabilmek, evrilebilmek. Sistem gözüyle bakıp lokal, sadece takım seviyesinde kalan optimizasyonlardan ve onların sonuçlarından korunabilmek. Artık kanban sistemini dijital araçlarla tasarımlamak ve takip etmekte mümkün.
