Zamanı yönetmekte sorun mu yaşıyorsunuz? Hayatın karmaşasına yenik düşüyor, düzene koymak için nasıl bir planlama yapabilirim mi diyorsunuz? Bunların çözümü için geliştirilmiş bir teknik var. GTD (Getting Things Doing) tekniğini David Allen geliştirmiş ve şuan en iyi zaman yönetim aracı olarak biliniyor. Bu konuda Türkçe kaynak bulmak zor ancak Aydın ERSÖZ bey oldukça faydalı bir yazı serisi yayınlamış bloğunda. Kendisine bu değerli yazı serisi için teşekkür ederken lafı fazla uzatmadan sizleri yazıyla başbaşa bırakıyorum. (BEM)
Daha önceki yazılarımda GTD’yi tanıtmış ve GTD sisteminin ana çerçevesini anlatmıştım. Bu yazıda ele aldığım bileşenlerle, GTD sisteminizi büyük ölçüde tamamlayabileceksiniz.
Yeni bileşenlere geçmeden önce, önemli olduğunu inandığım birkaç GTD kuralını vurgulamak isterim:
- Kafanda bir şey tutma, her şeyi sistemine aktar.
- Tek bir sistemin olsun. İş, özel hayat vb hepsi bu tek sistemde bir araya gelsin.
- Bir görev iki dakikada tamamlanacaksa, sisteme aktarmak ve kategorize etmekle uğraşma, hemen yap.
- Görevleri, yapılabilecekleri ortama göre (İşte, Evde, Telefonda…) kategorize et. Böylece uygun zaman bulduğun anda en verimli yapabileceğin görevler listesi elinin altında olacak. Bu listeden, ayırabileceğin zamana, enerji seviyene, görevin önceliğine gore sırayla seç ve yap.
- Görevler fiziksel aksiyon tanımlasın. Fiziksel aksiyona varana kadar görevi parçala.
Gelelim GTD’nin diğer bileşenlerine:
Projeler
Bir hedefe ulaşmak çok sayıda görev gerektiriyorsa, elinizde bir proje var demektir. Projenizi gerçekleştirmek için hangi görevlerin gerçekleşmesi gerektiğini düşünün ve yazın.
Bu görevler fiziksel aksiyon tanımlamıyorsa, daha fazla parçalamanız gerek.
Bu şekilde oluşturduğunuz fiziksel aksiyonları, gerçekleştirilecekleri ortamlara göre diğer aksiyonlarınızla birlikte kategorize edin.
Projelerinizin tümünü içeren bir envanteriniz olsun. Haftalık gözden geçirmenizde (ayrı bir yazının konusu olacak) bu envanterin üzerinden geçeceksiniz, her projenin görev listesini açıp, durumunu ve sıradaki görevleri saptayacaksınız.
Her proje için bir de proje dosyası açın. Bu, kağıtlar için bir fiziksel dosya veya bilgisayarınızda elektronik bir dosya olabilir. Büyük bir ihtimalle ikisine de ihtiyacınız olacak. Proje ile ilgili tüm bilgi ve belgeleri burada – bu iki yerin birinde – biriktireceksiniz, böylece tümü ihtiyaç duyduğunuzda elinizin altında olacak. Bilgisayarda ortamndaki dosyalamanız için Evernote gibi bir sistem de kullanabilirsiniz.
Bir örnek yapalım: Önümüzdeki yaz tatile gitmek istiyorsunuz. Bu tatilin planlanması, küçük ve zevkli bir proje demek. Projenin hedefi; önümüzdeki yaz, iyi vakit geçirebileceğiniz ve masrafları bütçeniz içerisinde kalacak bir tatil organize etmek. Alt görevler, tatil yöresine karar vermek, ayrılacak bütçeyi hesaplamak, birlikte gidilecek grup oluşturmak, tarih saptamak, rezervasyonları yapmak olabilir. Bunların her birinin de alt görevleri var. Örneğin, tatil yöresine karar vermek görevini bir seyahat acentasına gitmek, geçen yılki tatilini öve öve bitiremeyen arkadaşınızla konuşmak, internette gezinmek alt görevlerine indirgeyebilirsiniz.. Bu görevler de henüz aksiyona hazır değil. Hangi seyahat acentasına gideceğinizi bilmiyorsanız, öncelikle size acenta tavsiye edecek arkadaşınız Ayşe’yi aramak görevine ihtiyacınız var. Artık aksiyona hazır hale gelmiş bu görevi Telefonda altında kategorize edebilirsiniz. Böylece telefonlarınıza zaman ayırdığınızda, Ayşe’yi arama görevini o ana uygun listenizde göreceksiniz. Bu görevin gerçekleşmesi, başka bir görevi (Ayşe’nin tavsiye ettiği seyahat acentasına git) aksiyona hazır hale getirecek. Ayşe’nin tavsiye ettiği seyahat acentasına git görevini de, Alışverişte altında kategorize edebilirsiniz, eğer yolunuz alışverişte o tarafa düşecekse.
Gerçekten bu detayda planlamaya gerek var mı? Daha önce de vurguladığım gibi görevlerin aksiyona dönüşebilir olması GTD’nin kritik kurallarından biri ve bu alışkanlık hedeflerinizi yerine getirebilmenizin anahtarları.
Hepimizin yapılacak işler listesinde, atmamız gereken bir sonraki adımı iyi tanımlamadığımız için bir türlü başlayamadığımız, öylece durup duran işler var. Bu döngüyü kırabilmek için, aksiyona hazır görev belirme alışkanlığını iyice kazanana kadar çok detaylı planlama yapmanızı öneririm.
Söylemeye gerek yok herhalde, ama GTD çok sayıda katılımcısı olan karmaşık projeler için bir proje yönetim sistemi değil. İhtiyacın bu olduğu projelerde, uzman proje yönetim sistemlerine başvurmakta yarar var.
BelkiBirGün
BelkiBirGün dosyasından bir önceki yazımda söz etmiştim. Henüz gündeme almaya hazır olmadığınız, ama hayatınızdan çıkartmak da istemediğiniz fikir ve hedefleri bu dosyaya kaydedeceksiniz. Böylece hem unutmak istemediğiniz fikri kaydetmiş – böylece hatırlama stresinden de kurtulmuş – olacaksınız, hem de hayatınızda bir yenilik aradığınızda elinizin altında hazır bir kaynak olacak.
BelkiBirGün dosyanızı da hem fiziksel, hem de elektronik olarak tutmak isteyeceksiniz, muhtemelen.
43 Dosya
GTD’nin en ünlü araçlarından birisi 43 Dosya. O kadar ünlü ki, internette GTD terimini aradığınızda önünüze 43Folders adında siteler, makaleler gelecek.
43 Dosya, bir nevi takvim. Dosyaların 31 tanesi ayın günlerini, 12 tanesi ise yılın aylarını temsil ediyor. İçinde bulunduğunuz ay için 31 dosyayı kullanıyorsunuz. O ay yapılacak işlere ilişkin bilgi ve belgeleri, ilgili tarihe koyuyorsunuz. Ayın 17’sinde kredi kartı ödemesi varsa, 17 isimli dosyaya gidiyor. 21’indeki toplantıda hatırlamanız gereken bir evrak da 21’e. Veya 3’ünde doğumgünü olan arkadaşınıza aldığınız kart, 3 isimli dosyaya. Bu aya ait olmayan evrak, ilgili ayın dosyasına koyuluyor. Yukarıda birlikte planladığımız tatil projenizi başarıyla tamamlayıp Temmuz için tatil planınızı yaptıysanız, ilgili tüm belgeleri, tatil yöresinin haritaları da dahil, Temmuz’a koyabilirsiniz.
Her gün bir önceki günün dosyasını en arkaya almanızı, böylece dönen bir sistem oluşturmanızı hatırlatmaya gerek yok herhalde. Ay başında da yeni ayın dosyasını açıp, ayın günlerine dağıtacaksınız.
Böylece GTD sistemini büyük ölçüde tamamladık. Referans malzemelerinin saklanmasını ve sisteminizi kurşun geçirmez kılacak gözden geçirme/planlama sürecini sonraki yazılarımda anlattım.
NOT: Bu yazı serisi sistemin nasıl işlediğini anlatmaktadır. Ancak hangi araçla kullanılacağı konusunda tercihi okuyucuya bırakmıştır. Uzun yıllar benzer araçlar kullanan biri olarak en son keşfettiğim ve GTD Metodunun her aşamasını kolayca uygulayabildiğim program ClickUp oldu. Buradan inceleyebilirsiniz. [bem]