Zamanı yönetmekte sorun mu yaşıyorsunuz? Hayatın karmaşasına yenik düşüyor, düzene koymak için nasıl bir planlama yapabilirim mi diyorsunuz? Bunların çözümü için geliştirilmiş bir teknik var. GTD (Getting Things Doing) tekniğini David Allen geliştirmiş ve şuan en iyi zaman yönetim aracı olarak biliniyor. Bu konuda Türkçe kaynak bulmak zor ancak Aydın ERSÖZ bey oldukça faydalı bir yazı serisi yayınlamış bloğunda. Kendisine bu değerli yazı serisi için teşekkür ederken lafı fazla uzatmadan sizleri yazıyla başbaşa bırakıyorum. (BEM)
Bu yazıda anlatacağım dönemsel gözden geçirme ve planlama bileşeni ile GTD Zaman Yönetim sistemini tamamlamış olacağız. (Okumadıysanız bu serinin önceki yazılarına buradan ulaşabilirsiniz.)
Bu bileşen sona kaldı diye önemsiz olduğunu düşünmeyin. Dönemsel gözden geçirme ve planlama, sistemin tümünü ayakta tutuyor. Şişe içinde yelkenli tekne maketleri vardır; koca yelkenlerin şişenin ağzından nasıl sığdığını insan ilk bakışta anlayamaz. Maketi yapan usta, tekneyi direkleri yatık olarak şişenin ağzından içeri sokar. Sonra, daha önce bağladığı ipi çekerek direkleri doğrultur. İşte gözden geçirme ve planlama, sistemi şekle sokan bu son adım olacak.
Zamanınızı yönetebilmek, işlerinizi planlamak, hedeflerinize yönelik çalıştığınızı teyit etmek ve durumunuzu saptamak için dönemsel gözden geçirmelere ihtiyacınız var.
Bu süreç içerisinde aynı zamanda hedeflerinizin geçerliliğini de sorgulayacak ve yeni hedeflerinizi saptayacaksınız.
GTD içerisindeki gözden geçirmeler, farklı seviyelerde ve buna bağlı olarak farklı dönemselliklerle yapılıyor. Allen bu seviyelendirmeyi anlatmak için bir havacılık benzetmesi kullanıyor. Yükseldikçe, bakışınız daha geniş bir alanı kapsıyor ve detaylardan arınıyorsunuz. Allen’ın tanımladığı seviyeler şunlar:
- 50,000 + feet: Tüm yaşamınıza ilişkin hedefler, kararlar
- 40,000 feet: 3-5 yılık vizyonunuz
- 30,000 feet: 1-2 yıllık hedefleriniz
- 20,000 feet: Sorumluluk alanlarınız
- 10,000 feet: Güncel projeleriniz
- Runway: Günlük/anlık aksiyonlar
Her türlü planlamada olduğu gibi, tepeden aşağı doğru gelmek, arzu ettiğiniz hayatı yaşamak, doğru vizyonla doğru hedeflere koşmak için önemli. Allen’ın ek saptaması, en alt seviyenin, yani güncel aksiyonların ve projelerin kontrol altına alınmasının da tepeden aşağı planlama kadar önemli olduğu. Bu “günlük hayatım kontrol altında” hissine sahip değilseniz, tepeden aşağı planlama sizi daha da strese sokup üzmekten başka bir şeye yaramayacak. O nedenle, önce günceli kotaracaksınız, içiniz rahat olduğunda uzun vadeye bakacaksınız.
Değişik seviyelerdeki gözden geçirme ve planlamaları size makul gelen sıklıkta yapabilirsiniz. Yaşamınıza ilişkin temel kararları, 3-5 yıllık vizyonunuzu, uzun vadeli hedeflerinizi herhalde yılda bir belki – özellikle gidişattan memnunsanız – daha seyrek çalışacaksınız. Benim özellikle üzerinde duracağım, günlük ve haftalık gözden geçirme ve planlamalar.
Günlük Gözden Geçirme ve Planlama
Her günün sabahında, veya – benim tercihim – bir önceki gece, gününüzü planlayacaksınız. Randevularınızı, o gün yapılması/bitmesi gereken işleri, bunlardan kalan zamanda, bulunduğunuz ortama göre ele alacağınız aksiyon listelerinizin önceliklerini belirleyeceksiniz.
Böyle bir planlamayı muhtemelen zaten yapıyorsunuz. Dolayısıyla da, her zaman işlerin planlandığı gibi gitmediğinin farkındasınız. Benim tecrübem, işler hiçbir zaman planlandığı gibi gitmiyor. Allen, bu gerçeği kabul ediyor ve tipik bir günde üç çeşit aktiviteniz olacağını söylüyor:
- Önceden tanımladığınız görevler
- Önünüze yeni gelen, hesapta olmayan işler
- Yeni işler/görevler tanımlama işi.
Önceden tanımladığınız işleri yapmak, psikolojik olarak en kolayı. Hesapta olmayan işler ise, yapmanız gereken bir şeyleri yapamadığınız anlamına geldiği için insana suçluluk duygusu veriyor. GTD’nin bu gerilimi çözmeye yönelik bir cevabı var.
Allen diyor ki, hesapta olmayan işi gündeme alarak neleri yapmıyor olduğunuzu tam olarak biliyorsanız, içiniz rahat olacak.
Hem hangi işlere öncelik vereceğinizi daha sağlıklı saptayacaksınız, hem de kafanızda sizi yiyip bitiren muğlak bir “aslında başka bir şeyler yapıyor olmalıydım” hissi olmayacak.
Haftalık Gözden Geçirme ve Planlama
Hafatlık gözden geçirme, hiçbir şekilde atlamamanız gereken bir planlama dönemi. GTD’yi tümüyle uygula(ya)masanız bile, haftalık planlamaya mutlaka zaman ayırın. Bence bu, edinebileceğiniz en iyi alışkanlıklardan biri.
Haftalık gözden geçirmenizde, GTD sisteminizin bakımını yapacaksınız ve sistemi çalışır kılacaksınız. Bu, toplu bir gözden geçirme ve daha önce gördüğümüz her adımı içerecek:
- Birikmiş kağıtlarınızı, takvim notlarınızı Gelen Evrak’a atın;
- Kafanızdaki – henüz sisteme işlenmemiş – işleri yazın, Gelen Evrak’a atın.
- Gelen Evrak kutularınızda ne var ne yoksa hepsini – daha önce tarif edildiği gibi – işleyin.
- Takvimizini ve/veya 43 dosya sistemi kurduysanız ilgili dosyaları gözden geçirin.
- Proje listenizin üzerinden geçin, her proje için yeterli aksiyona dönüşmeye hazır görev olduğundan emin olun.
- Sıradaki işler listelerinizi, başkalarına delege edip cevap beklediğiniz işler listenizi gözden geçirin, tamamlanmış veya artık geçersiz olanları çıkartın, gerekli diğer değişiklikleri yapın.
- Belki Bir Gün listesini gözden geçirin, belki bazı şeylerin artık zamanı gelmiştir.
- Projeler veya yapılacak işler için ayrı belge/bilgi dosyaları açtıysanız, bunları gözden geçirin.
Artık, her şeyin kontrol altında olduğu hissiyle haftaya başlamaya hazırsınız.
Haftalık gözden geçirme için en iyi zaman, Pazar akşamı. Gözden geçirmeyi hafife almayın, en az 30 dakika zaman ayırın. Bu zaman yatırımının karşılığını fazlasıyla alacaksınız.
Son Söz
GTD’yi hakkıyla uygularsanız, kısa sürede bir yaşam tarzına dönüştüğünü göreceksiniz. Bay Allen’ın su sızdırmaz tasarımını birebir uygulamak zorunda değilsiniz, ama ayrıştığınız noktaların getirisi ve götürüsünü anladığınızdan emin olun. Sistemin fark yaratan özelliği, su sızdırmazlığı. Her şeyi kapsadığına güvenmediğiniz bir sistemin size katkısı sınırlı olacaktır.
Başta Allen’ın kendi kitabı olmak üzere internet’te GTD’ye ilişkin çok sayıda makale, yöntem, araç bulmak mümkün. Türkçe materyal sınırlı sanıyorum; beni bu yazı dizisini yazmaya motive eden de bu saptama oldu. Bildiğiniz başka kaynaklar varsa, yorumlara ekleyerek paylaşmanızı rica ederim.
Her şeyin kontrol altında olduğunu bilmenin dinginliğini yaşadığınız günler dileğiyle.
NOT: Bu yazı serisi sistemin nasıl işlediğini anlatmaktadır. Ancak hangi araçla kullanılacağı konusunda tercihi okuyucuya bırakmıştır. Uzun yıllar benzer araçlar kullanan biri olarak en son keşfettiğim ve GTD Metodunun her aşamasını kolayca uygulayabildiğim program ClickUp oldu. Buradan inceleyebilirsiniz. [bem]