Zamanı yönetmekte sorun mu yaşıyorsunuz? Hayatın karmaşasına yenik düşüyor, düzene koymak için nasıl bir planlama yapabilirim mi diyorsunuz? Bunların çözümü için geliştirilmiş bir teknik var. GTD (Getting Things Doing) tekniğini David Allen geliştirmiş ve şuan en iyi zaman yönetim aracı olarak biliniyor. Bu konuda Türkçe kaynak bulmak zor ancak Aydın ERSÖZ bey oldukça faydalı bir yazı serisi yayınlamış bloğunda. Kendisine bu değerli yazı serisi için teşekkür ederken lafı fazla uzatmadan sizleri yazıyla başbaşa bırakıyorum. (BEM)
Karmaşık bir işiniz, çok sayıda ilgi alanınız ve sorumluluğunuz varsa, bir de benim gibi kontrol takıntılıysanız, zaman yönetimi ister istemez öncelikli bir konu haline geliyor.
Bugüne kadar çok sayıda farklı zaman yönetim sistemini denedim. Çocukken yapılacak işler listesi yaparak başladım, iş hayatına girdikten sonra TMI Time Manager eğitimlerine katıldım ve fahiş fiyatlı kırtasiye malzemelerini (zevkle) kullandım, Outlook tasks üzerinde kendi sistemimi yaratmayı denedim, farklı bilgisayar programları kurdum. Bu arayışlar içerisinde beni en çok etkileyen, David Allen’in Getting Things Done (GTD) yöntemi oldu. David Allen’ın bu isimle bir kitabı ve web sitesi var. GTD bir endüstriye dönüşmüş durumda. İnternet’te GTD’yi destekleyen sistemler, yazılımlar, bloglar, GTD felsefesine yönelik tartışmalar bulabilirsiniz. GTD o kadar popüler ki, Evernote, Outlook gibi yaygın kullanılan yazılımların GTD uzantıları veya bunların üzerinde GTD’nin nasıl gerçekleneceğine yönelik kılavuzlar bulmak da mümkün.
Son zamanlarda zaman yönetimine yönelik yaklaşımımın değiştiğini gözlemliyorum. Yönetilmeyen zaman daha verimli olabilir mi diye düşünmeye başladım ve ileride bu konuda ayrıca yazacağım.
Yine de, sağlam bir zaman yönetim sistemini yaşamınıza uyarlamak ve kullanmak, kendinize yapacağınız en iyi yatırımlardan biri. Bu nedenle, bu alanda Türkçe fazlaca kaynak olmadığından da hareketle, gördüğüm en etkili zaman yönetim sistemi olan GTD’nin ne olduğuna, nasıl kullanılacağına dair bir dizi yazı bloglamaya karar verdim.
Dizinin bu ilk yazısında, GTD’nin temel felsefesinden söz etmek istiyorum. David Allen, güçlü bir gözlemden yola çıkıyor: Kafamızda sürekli, yapmamız gerekenlere ilişkin bir sürü düşünce taşıyoruz. Bugün çocuğun okul taksidi yatırılacak, müşterimiz X Hanım aranacak, akşam eve giderken yoğurt alınacak… Bu “yapılacak işler listesi”nin yanı sıra, bir de daha uzun erimli hedeflerimiz var. X projesi bitecek, yeni bir satış kataloğu hazırlanacak, tatil planı yapılacak…Ve daha da uzun erimliler: Yeterli birikimle emekli olunacak, piyano çalmak öğrenilecek, yazlık ev alınacak…
David Allen diyor ki, beynimizde tüm bu düşünceler dolaşır ve bizi zamanlı zamansız rahatsız ederken, kafamız rahat olamaz.
Aklımıza yapmamız gereken bir iş, henüz aksiyon almadığımız bir hedef geldiğinde bu bizi tedirgin eder, konsantrasyonumuzu bozar. Daha da kötüsü, benim gibi kontrol takıntınız varsa, geri planda bir de en sakin anınızda bile size rahat vermeyen “acaba unuttuğum bir şey var mı?” sorusu kalır. Bu blogu okuyorsanız, bu duygu ve düşünceler size pek yabancı değildir diye düşünüyorum.
Yaşam kalitenizi epey azaltabilecek bu sıkıntıların çözümü, yapmanız gereken tüm işleri ve tüm hedeflerinizi, her şeyi içerdiğine ve sizi gerektiğinde uyaracağına %100 güvendiğiniz bir sisteme aktarmak. Sistemin %100 güvenilir olması kritik, çünkü %99,9 güvenliyse, aklınızda hep “acaba atladığım bir şey var mı?” sorusu kalacak. Sisteminize %100 güveniyorsanız, zihniniz dingin ve serbest. O ana odaklanabilir, berrak bir zihnin lüksünü yaşayabilirsiniz.
GTD sistemi, sadece günlük yapılacak işlerinizi değil, sizi uzun erimli hedeflerinize götürecek adımları da planlamanız için bir çerçeve çiziyor ve yaşamınızı olabildiğince kontrol altına almanızı sağlayacak araçları sağlıyor.
İlginizi çekti mi? David Allen’ın kitabını okuyabilirsiniz, veya GTD’nin bileşenlerini ve kendi GTD sisteminizi nasıl kuracağınızı anlattığım yazılarıma buradan devam edebilirsiniz.
NOT: Bu yazı serisi sistemin nasıl işlediğini anlatmaktadır. Ancak hangi araçla kullanılacağı konusunda tercihi okuyucuya bırakmıştır. Uzun yıllar benzer araçlar kullanan biri olarak en son keşfettiğim ve GTD Metodunun her aşamasını kolayca uygulayabildiğim program ClickUp oldu. Buradan inceleyebilirsiniz. [bem]