GTD Zaman Yönetim Kılavuzu – 2: Ceplerinizi, Çalışma Masanızı, Beyninizi Boşaltın

GTD ile ilgili yazdığım ilk tanışma yazısında, GTD metodunun ne olduğundan, sistemin temel felsefesinden ve yararlarından söz etmiştim.  Okumadıysanız önce ilk yazıyı  buradan okuyarak başlamanızı öneririm. Bu ikinci yazı ile artık GTD sistemimizi kurmaya başlıyoruz.

Aşağıda göreceğiniz gibi, zaman yönetimi, daha doğru ifadesiyle hayatınızı organize etme sistemleri, aslında farklı listeler ve bu listeleri manipüle etmek için kurallardan oluşuyor.  Bu sistemlerde küçük araçlar, iş yapma biçimleri, tabiri caizse “numaralar” çok etkili oluyor.  Bu nedenle, pratik bir sistem kurmak için edindiğim alışkanlıklara ve kullandığım araçlara yer vereceğim.   Bu detaylara girmeden önce, temel yapının neye benzediğini görelim:

Gelen Evrak Kutularınız

GTD metoduna başlarken, bir Gelen Evrak kutunuz olması lazım.  Bu devirde bu üç kutu demek:  Birincisi fiziksel bir kutu, ikincisi bilgisayarınızdaki elektronik posta kutunuz,  üçüncüsü ise bilgisayarınızda nereye koyacağınızı bilemediğiniz, ortalıkta gezinen dosyalar için bir Gelen Evrak klasörü.   Ben bu üçüncüsü için tüm yaygın platformlarda çalışan (ve ücretsiz) Evernote kullanıyorum. (Benzer bir çok program var artık.)   Resim, web sayfası, makaleler gibi ıvır zıvırı Evernote’a sonradan düzenlenmek üzere doğrudan atabiliyorsunuz.

Önce İçimizi Bir Dökelim

GTD metodunun  ilk adımı, kafamızı meşgul eden herşeyi bu Gelen Evrak kutularınıza koymak.   Önce çalışma masanızla başlayın.  Tüm çekmecelerdeki yazılı malzemeyi boşaltın.  Atılabilecekleri atın, gerisini Gelen Evrak kutunuza koyun.  Kağıt biriktirdiğiniz başka alanlar varsa – yatağınızın baş ucu, evdeki çalışma masanız, vb – bunları da boşaltın.  Elektronik postalarınız şimdilik posta kutunuzda dursun, bunları ne yapacağımızı ayrıca ele alacağım.   Bilgisayarınızda duran, dosyalanma biçiminden memnun olmadığınız belgeleri de Evernote’a ya da açacağınız bir klasöre toplayın.

Şimdi de beyninizi boşaltacaksınız.  Aklınızdaki tüm yapılacak işleri, projeleri, unutmamanız gerekenleri, birer küçük not kağıdına yazın, bunları da Gelen Evrak kutunuza koyun.  Eğer bir yapılacak işler listeniz varsa, o da buraya gidecek doğal olarak.  Çok zor değilse, her işi ayrı bir kağıt olarak kutuya koymanızı öneririm.

Masanız, kafanız, hayatınız çok karışıksa, bu “içinizi dökme” faslı tahmininizden uzun sürebilir.   Ama sonunda göreceksiniz ki bu noktaya ulaşmak bile insana kendisini daha iyi hissettiriyor.  Her şeyin kontrol altında olduğuna dair bir güven ediniyorsunuz.

Ayıklama Vakti

Şimdi, en zor kısmına geldik.  Bu Gelen Evrak kutularının her birinin içindeki her kağıdı/elektronik belgeyi işleyeceksiniz.  Kurallar şunlar:

1. Yapılması gereken  bir görev mi tarifleniyor? Cevap Evet ise:
   1. Artık yapman gerekmiyorsa, çöpe at.
   2. İki dakikadan kısa sürede yapabileceğin bir iş ise, hemen yap.   Kalın fonttan da anladınız; bu önemli bir kural.
   3. Başkasının yapacağı işleri ilgili kişiye ilet.  Bu hemen yazılan bir elektronik posta anlamına gelebilir, veya birlikte çalıştığınız arkadaşlarınızla dönemsel toplanıyorsanız, devredilecek görevleri isme göre sınıflandırıp biriktirebilirsiniz.  Başkasına devrettiğiniz işlerin bir kopyasını bir “CevapBeklediklerim” listesine kaydetmek de fena fikir olmayabilir.
   4. Yapıp yapmama konusunda emin olmadığın, ama çöpe atmaya da kıyamadığın işler (mesela blog başlatmak)için Belki Bir Gün adlı bir dosya oluştur ve bunları orada topla.
   5. Yapılacak görevleri, bu görevlerin hangi ortamda yapılabildiklerine göre işaretle; eğer bir yazılım kullanıyorsan etiketle: Evde, İşte, Arabada, Telefonda, Alışverişte, HerhangiBirYerde.  Bu görevler ya hemen yapılabilir durumdalar, ya da belli bir tarihte yapılacaklar.  Tarihli olan işleri takvimine yaz.  Geri kalan görevlerin, “SıradakiGörev” kategorisinde.
   6. Yapılacak işlerin, fiziksel bir aksiyonu tariflediğinden emin ol.  “Ahmet’e telefon et” veya “Dönem soru raporunu gönder” gibi.  Bu ayrım çok önemli. Örneğin, “Ayşe’yle buluş” eğer Ayşe’yle planınınızı henüz yapmamışsanız, yeterli bir görev tanımı değil.  Bunun yerine,  Ayşe’yle buluşmak için atılması gereken ilk adımı belirlemeniz lazım.  İhtiyacınız olan aksiyon: “Ayşe’yi arayıp buluşma planı yap”.
   7. Ayşe buluşmasına benzer şekilde, “resim yapmayı öğren,” “tatil planla” gibi kapsamlı hedefler de fiziksel bir aksiyonu tariflemiyor.   Ancak bunlar daha karmaşık oldukları için farklılar.  Çok sayıda görev içeren ve muhtemelen üzerinde ayrıca düşünmenizi gerekektirecek bu ve benzeri hedefleri birer proje olarak ele alacağız.  Bu dizinin devamında projeleri ayrıca anlatacağım.

Bu konudan ayrılamadan önce, tanımladığınız görevlerin birer fiziksel aksiyona denk gelmeleri kuralının önemini yeniden vurgulamak isterim.  Hayatta yapmak istediklerinizi gerçekleştirmek ve gerçekleştirememek arasındaki ince çizgi bu olabilir.

1. Eğer sıradaki kağıdınızda/belgenizde yapılacak bir iş tariflenmiyorsa, o zaman elinizde bir referans malzemesi var demektir.  Bu, bir dergide beğenip kestiğiniz bir makale olabilir, veya yeni aldığınız saatin garanti kağıdı, veya müşteri ziyaretinde aldığınız notlar.  Referans malzemesi ile ilgili kurallar basit:
   1. İleride kullanacağını düşünmüyorsan çöpe at.
   2. İşine yarama ihtimali varsa, yeniden bulabileceğin şekilde dosyala.  Bunu nasıl yapabileceğinizi de ayrıca anlatacağım.

Kağıtları Ayıkladık, ya Elektronik Postalar?

David Allen, elektronik postalar için de yukarıdakine benzeyen bir süreç tanımlıyor.  Her postayı yukarıdaki kurallara tabi tutuyorsunuz ve gelen postaları işlediğinizde, posta kutunuz boşalmış oluyor.   Ben bu noktada Bay Allen’dan ayrılıyorum.  Benim gibi günde birkaç yüz elektronik posta  alıyorsanız, bunları dosyalamak bence başa çıkılmaz bir iş.  O nedenle, ben postaların içeriğini yukarıdaki kurallara gore ayıklıyorum, ama postaları posta kutumda bırakıyorum.   Yani her posta kutumdaki her postayı şöyle işliyorum:

1. İki dakika kuralı burada da geçerli.
2. Başkasının yapacağı işlere ilişkin kural burada da geçerli.
3. Elektronik posta benim için bir aksiyon doğuruyorsa, bu aksiyonu takvimime veya SıradakiGörev listeme kaydediyorum.
4. Seyahat belgesi, sözleşme vb çok özel eki varsa bu eki ayrıca dosyalıyorum.
5. Ve elektronik postayı yerinde bırakıyorum.

Elektronik postaları ayrıca dosyalamamamın nedeni, artık tüm sistemlerde olan çok güçlü arama motorları.  Elektronik postalardan herhangi bir bilgiyi geri çağırmam gerekirse, anahtar kelimelerini hatırlamam yeterli.

Artık Aksiyon Almaya Başlayalım

Varımızı yoğumuzu listelere aktardık.  Artık iş yapma vakti.  Bir şeyler yapacak zamanınız olduğunda, önce hangi ortamda olduğunuza bakacaksınız.  İşte mi, evde misiniz?  Telefon görüşmelerinizi yapmak için uygun bir ortamda mısınız?  Hatırlarsanız, görevleri ortamlara gore ayırmıştık.  Bulunduğunuz ortama uygun işlere bir göz atın.  Tarihi ileride olanlar sonranın işi.  Bugün tarihlileri ve SıradakiGörevleri yapmaya hemen başlayabilirsiniz.

Bu Bir Döngü

Zaten anladınız, artık önünüze/aklınıza yeni bir iş/belge geldiğinde yukarıdaki süreci işleteceksiniz.  David Allen, her zaman yanınızda bir kalem ve küçük defter bulundurmanızı, her yeni işi bir sayfaya yazmanızı, fiziksel GelenEvrak kutunuza ulaştığınızda –diyelim ki ofisinize döndüğünüzde – sayfaları koparıp bu kutuya atmanızı öneriyor.  GelenEvrak kutularınızı dönemsel olarak ayıklıyorsunuz.  Örneğin, fiziksel kutuyu her akşam; elektronik postaları da günde üç kez.  Bu fiziksel kağıt elleşme işi süreçlerinizi oturtmak için yararlı.  Ancak artık herkesin yanında akıllı bir telefon veya bilgisayar olduğu için, görevleri takip sisteminize doğrudan girmeniz muhtemelen daha pratik.  Ben genellikle böyle yapıyorum.  Karar süreci biraz daha karmaşık bir konu ise, kendime e-posta gönderiyorum, böylece GelenEvrak döngüsüne girmiş oluyor ve unutulmuyor.

Böylece sistemin temel yapısını kurduk.  Açıkta kalan uçlar var, muhtemelen sizin de aklınızda kalan cevaplanmamış sorular.  Sistemin kalan unsurlarını sonraki yazılarda tamamlayacağım, burada hızlı geçtiğim adımların bir kısmını daha detaylı anlattığım bir sonraki yazıya buradan ulaşabilirsiniz. Aklınıza takılanları yorum yazarak sorabilirsiniz.

NOT: Bu yazı serisi sistemin nasıl işlediğini anlatmaktadır. Ancak hangi araçla kullanılacağı konusunda tercihi okuyucuya bırakmıştır. Uzun yıllar benzer araçlar kullanan biri olarak en son keşfettiğim ve GTD Metodunun her aşamasını kolayca uygulayabildiğim program ClickUp oldu. Buradan inceleyebilirsiniz. [bem]