Etkili Zaman Yönetimi

Zaman yönetimi eğitimlerine, genellikle aynı soru ile başlanır: Kaçınızın yapacaklarınızın tamamı için yeterli zamanı var? Çoğunlukla, kimse el kaldırmaz. Genellikle yeterince zamanımız yoktur ve işlerimizi yetiştiremeyiz. Bunun anlamı, her güne yapacaklarımızın tamamını bitiremeyeceğimizi düşünerek başladığımızdır. Aslında, hepimizin sahip olduğu zaman aynıdır. Ancak bu, pek azımız için yeterlidir.

Oysa zaman demokratiktir. Zaman hepimizin sahip olduğu ve tamamıyla eşit olarak sahip olduğu en değerli varlıktır. Trilyoner olan da, ekmek parasını zor çıkaran da, bir gün içinde 24, haftada 168, yılda 8.760 saate sahiptir. Zamanı satın veya ödünç alamazsınız, başkalarından isteyemezsiniz. Zamanın yerine hiçbir şey konulamadığı gibi, bir kez israf edildi mi yeniden kazanılamaz.

Zamanımızı nasıl harcayacağımız ise stratejik bir karardır. Etkin olabilmesi için etkin bir biçimde kullanılması gerekir. Başa dönecek olursak, tüm işlerimizi tamamlamak için gerçekten yeterli zamanımız yok mu? Burada sorun gerçekten zamanın yetmemesi mi?

Kişisel zaman yönetiminin olmadığı hallerde işleri yetiştirmek için son dakika koşturmaları, aynı saate konulan çifte randevular, üretkenlikten uzak geçirilen günler ve aniden patlak veren krizler sıkça görülür. Böyle bir ortamda da stres ve performans düşüklüğü kaçınılmazdır. Aslında sorun hedeflerimizin belirsiz olması, önceliklerimizin iyi sıralanamamasından başka bir şey değildir.

Zira planlayabileceğimiz şey zaman değil sadece ve sadece kendimizizdir.

Zamanı yönetmek için;

1.Adım: Hedefleri belirleyip, önceliklendirin.

Edinebileceğimiz en önemli zaman yönetimi becerilerinden biri öncelikleri bilmek ve bunları sıralayabilmektir. Olayın özünde basit bir bakış açısı değişikliği yatar: İş yapıyor olma üzerine değil, sonuç üzerine yoğunlaşmak.

2.Adım: Bir plan hazırlayın.

İşinize başlamadan önce, boş bir kağıt parçası alın ve gününüzü başarılı kılacak neler yapacağınıza karar verin ve onları yazın. Daha sonra önceliklendirmenize uygun olarak takviminize yerleştirin.

Zamanımızı para gibi düşünüp bütçesini çıkarabiliriz. Herhangi bir konu üzerinde bir saat harcamayı planlayabiliriz. Ancak bu noktada para ile zaman arasında büyük fark vardır. Cüzdanınızdaki parayı harcarken içinden şu 5 lirayı mı çıkarayım yoksa bu 5 lirayı mı diye düşünmeyiz. Hepsi aynıdır. Fakat iki farklı saat hiçbir şekilde aynı değildir. Bazı işleri belli bir saatte yapmak mümkünken diğer saatlerde mümkün değildir. O yüzden, bir şey yapacaksanız, onu yapmayı seçtiğiniz zaman önemlidir. Bunu yapmak için en iyi zaman ne? diye sorup işleri ona göre planlamak gerekir. En zor ve en önemli işlerinizi günün başına yerleştirin ve önem derecesine göre sıralayın.

3.Adım: Gözden Geçirin ve Yeniden Odaklanın

Gün içinde her saatte 1 dakikanızı yeniden odaklanmaya ayırın. O bir dakika içinde kendi kendinize son saatinizin etkin olup olmadığını ve gelecek saatinizi nasıl geçireceğinizi sorun. Gününüzü saat saat bu şekilde yönetin, saatlerin sizi yönetmesine izin vermeyin.

Gün sonunda gününüzü gözden geçirin. Neler yaptınız? Nelere odaklandınız? Hangi noktalarda zorlandınız? Yarınınızı daha üretken ve verimli kılacak neler öğrendiniz? Ve günün sonunda en yüksek önceliğiniz nedir?

4.Adım: Zaman Tuzaklarınızı Bulun ve Yok Edin.

Zaman kaybettiren işlerin, diğer bir ifadeyle zaman tuzaklarının belirlenmesi etkin zaman yönetimi açısından büyük önem taşımaktadır. Belli başlı zaman tuzakları aşağıdaki gibi sıralanabilir:

Plansızlık: Yeterince zamanınız olmadığı ya da özgürlüğünüzün kısıtlanacağı düşüncesiyle bu çok önemli faaliyeti ihmal etmeyin. Önce işi analiz edip nasıl yapılacağını tasarlayarak, uygulamaya alın. GTD Metodu ile planlayın.

Basit hatalar: Bir işi doğru dürüst yapmaya vakit bulamazsanız, tekrar tekrar yapmaya vakit bulursunuz. Üstlendiğiniz işi bir kerede, gerektiği gibi yapmaya dikkat edin.

Ertelemek: İsteyerek veya farkında olmadan bazı işleri tamamlamanın sürekli ertelenmesi. Öncelikli bir işi, daha az önceliği olan bir diğeri ile değiştirmeyin.

Gruplandırmama: Bir işten diğerine geçerken harcanan zaman kayıplarını gözden kaçırmayın. Benzer işleri gruplandırarak bir arada yapmaya çalışın.

Yetki Vermemek: Yetki devri ile yöneticilerin belirli işleri başkalarına vererek önemli işlere daha fazla ve kaliteli zaman ayırmaları mümkün olabilmektedir. Yetki devri daha çabuk harekete geçme, hızlı ve daha iyi kararların alınmasını sağlar.

Hayır Diyememek: Etkin zaman yönetimi konusunda en etkili yöntemlerden birisi gerektiğinde ‘hayır’ diyebilmektir. İşe yaramayan görüşmelere ‘hayır’ diyemeyen ve başkalarının ricalarıyla kendi işlerinin dışındaki işleri yapanlar, kendi işlerini yapmak için yeterli zamanı bulamayacaklardır.

Dağınıklık/Düzensizlik: Karışıklık ve düzensizlik bireyin iş üzerindeki kontrolünü kaybetmesine, verimliliğinin azalmasına, dikkatinin dağılmasına, yorgunluğa, strese ve dolayısıyla zaman kaybına neden olmaktadır.

Telefon/e-posta: Telefon ve e-postalar doğru kullanıldığında zaman tasarrufu için önemli bir araç olmakla birlikte bazılarımız için başta gelen zaman kaybıdır. Telefonda konuşurken sözü fazla uzatmadan sadede gelmeye ve lafı toparlamaya çalışın.

Takım Çalışması/İletişim Eksikliği: Çalışanlar arasında işbirliğinin zayıflığı, çeşitli gruplaşmalar ve çatışmaların varlığı ve işte yoğunlaşmayı sağlayamamaları, geç karar alınması ya da kararsızlık, etkin bir iletişim sisteminin oluşturulamaması da zaman tuzaklarından biridir.

İletişim ve Talimat Yetersizliği Yanında Geri Bildirim Olmaması: Yapılan işin etkisini görmek anlamında kullanılan geribildirimin olmaması birçok işi gereksiz yere tekrarlamamıza yol açar. Örneğin, asansörde gideceğiniz katın düğmesine basınca ışık yanıyorsa, bir daha o düğmeye basma gereği duymazsınız. Oysa bu ışık tertibatının olmadığı asansörlerde insanların aynı düğmeye acaba algılamadı mı diye defalarca bastıkları tespit edilmiştir. Bu günlük hayatta da böyledir. Yapılacak işe ait talimatların anlaşılıp anlaşılmadığına ya da tamamlanıp tamamlanmadığına yönelik basit geribildirimler önemlidir.

Zamanınızı yönetmek için zamanınız yoksa kendinize sorun: Neden yok? Unutmayın, gittiğimiz yön, gidiş hızımızdan daha önemlidir. Sabah evden çıktığımızda farkında olsak da olmasak da nereye gideceğimizle ilgili bir hedefimiz vardır ve bu hedef doğrultusunda hareket ederiz. Bu nedenle; üşenmeyin, ertelemeyin, vazgeçmeyin!